第02章：职场文字场景×60个模板
第02章：职场文字场景×60个模板
职场里80%的文字工作集中在四类：发邮件、写汇报、出方案、处理会议。这一章60个模板按这四类分，直接找到你的场景，替换方括号里的变量，粘贴进DeepSeek用。
每个模板用deepseek-v4-flash就够，除非特别标注了[Pro推荐]。
第一节：邮件写作×15个模板
邮件的核心问题是语气。AI默认会往"商务正式"偏，多数情况下偏硬，需要你在模板里明确指定语气，不然结果就是那种"感谢您的回复，期待进一步合作"的套话风格。
模板 E01：主动联系陌生人
场景：第一次联系一个没有交集的人，目的是建立联系或寻求合作。
你是一个[行业]从业者，正在给一位[对方职位/背景]写第一封联系邮件。
目标：[你想达到的结果，比如：争取一次15分钟的线上交流]
我的背景：[你的职位、做过的相关事情，2-3句话]
对方的背景：[你知道的关于对方的信息]
共同点或切入角度：[为什么你联系他，而不是随机发邮件]
要求：
- 不超过120字
- 语气诚恳，不要推销感
- 最后一句是明确的行动邀请，而不是"期待您的回复"
- 不要用"您好，我是XXX，很高兴认识您"式的开头
模板 E02：拒绝请求，但保留关系
场景：拒绝对方的邀请、请求或合作提议，但不想让关系变差。
帮我写一封拒绝[具体请求内容]的邮件。
背景：
- 发件人与我的关系：[同事/合作方/客户/老朋友]
- 拒绝的真实原因：[如实说，比如"目前项目排满了"或"预算不够"]
- 未来是否还想合作：[是/不确定/否]
要求：
- 不要开头就说"非常感谢您的邀请"，直接进入
- 说清楚拒绝的原因，不要含糊其辞
- 如果未来还想合作，在结尾留一个具体的"以后"钩子
- 全篇不超过150字
模板 E03：催付款，第一次
场景：发票已开，账期到了但还没收到款，发第一封提醒。
帮我写一封账款催付提醒邮件。
信息：
- 对方公司：[公司名]
- 对接人：[姓名/职位]
- 发票金额：[金额]
- 应付日期：[日期]
- 目前状态：[已过期X天/即将到期]
要求：
- 语气友好，假设是对方遗忘而非故意拖延
- 提供对方需要的所有信息（发票号、金额、账户信息）以减少来回
- 结尾给出一个明确的截止日期，而不是"方便时处理"
- 不超过180字
模板 E04：催付款，第二次（升级版）
场景：第一次催款没有回应或收到了但仍未付，需要升级语气。
我需要写第二封催款邮件，比第一封语气更直接，但还不到要谈法律手段的程度。
背景：
- 第一封发送时间：[日期]
- 对方是否回复：[未回复/回复了但没解决]
- 未付原因（如果已知）：[填写或说"未知"]
要求：
- 开头提到上次邮件，表明这是第二次联系
- 明确说明如果[X天内]仍未处理，会采取的下一步动作
- 语气坚定，不要情绪化，也不要过于客气
- 不超过200字
模板 E05：向上级请示，争取批准
场景：需要上级批准某件事，第一次书面请示。
帮我起草一封向[上级职位]请示批准[事项]的邮件。
具体请示内容：[你想要批准什么]
理由：[为什么需要这个，最重要的1-2个理由]
预计影响：[对项目/团队/业务的影响]
你建议的方案：[如果有的话]
是否有紧迫性：[是/否，以及原因]
要求：
- 先说结论（你想要什么），再说理由
- 理由不超过三条，每条一句
- 结尾给出你方便讨论的时间段
- 不超过200字
模板 E06：向客户道歉（主动方）
场景：你方出了问题，需要主动道歉并说明后续处理方案。
帮我写一封向客户道歉的邮件。
出了什么问题：[具体描述，一两句]
已经采取的动作：[你方已经做了什么来处理这个问题]
对客户的实际影响：[客户因此受到了什么损失或影响]
提出的解决方案或补偿：[你方打算怎么弥补]
未来如何避免：[如果有的话]
要求：
- 第一句就是道歉，不要绕圈子
- 不要用被动语气回避责任（比如"由于系统原因导致"，改成"我们的系统出了问题"）
- 解决方案要具体，不要说"我们会尽快处理"
- 语气诚恳，不要过度道歉（反复说"非常非常抱歉"看起来像在表演）
- 不超过250字
模板 E07：转告坏消息
场景：需要告知对方一个他不想听的消息，比如项目延期、需求变更、合作取消。
帮我写一封告知坏消息的邮件。
坏消息是什么：[具体内容]
原因：[为什么会发生这件事]
对对方的影响：[实际影响是什么]
你方能提供的帮助或替代方案：[如果有的话]
与对方的关系：[长期合作/新合作/一次性]
要求：
- 开头第一段就说清楚消息本身，不要铺垫太长再说主题
- 说清楚原因，但不要找借口
- 如果有替代方案，放在第二段
- 结尾留一个明确的后续动作
- 不超过220字
模板 E08：跟进沉默的对方
场景：你发出了邮件/提案/报价，对方没有回复，需要发一封跟进。
我发了一封邮件/提案/报价给[对方]，对方没有回复，我需要发一封跟进邮件。
原始邮件主题：[发什么的]
发出时间：[多久以前]
我希望从这封跟进邮件得到的结果：[回复/约会议/给出反馈]
要求：
- 第一句提到原邮件，但不要显得催促或抱怨
- 中间给出一个新的理由让他回复（比如新信息、截止日期、给他方便的行动方式）
- 结尾提供一个简单的回复选项，降低对方行动成本
- 语气轻松，不超过120字
模板 E09：介绍两个人互相认识
场景：你认识A和B，想把他们介绍给对方，发三方邮件。
帮我写一封双向介绍邮件，将[A的名字/背景]介绍给[B的名字/背景]。
为什么这两个人应该认识：[具体理由，越具体越好]
A可能帮到B的地方：[如果有单向价值]
B可能帮到A的地方：[如果有]
双方已知道对方吗：[双方都知道/单方知道/都不知道]
要求：
- 开头说明你为什么做这个介绍
- 分别用一段介绍A和B（各不超过60字）
- 结尾把皮球传给双方，让他们自己接下去，不需要你参与后续
- 全篇不超过250字，语气轻松
模板 E10：感谢信，不让人觉得是套话
场景：需要表达感谢，但不想写成"感谢您百忙之中抽出时间"的模板腔。
帮我写一封感谢信，感谢[对方]在[具体什么事上]的帮助。
具体发生了什么：[说得越具体越好，比如"他在周五晚上帮我解决了一个紧急问题"，而不是"他帮了我"]
他的帮助带来了什么实际效果：[因为他的帮助，你得到了什么结果]
你们的关系：[同事/客户/朋友/前辈]
要求：
- 感谢的理由要具体，提到实际发生的事情
- 不要用这些词：百忙之中、不胜感激、劳烦、有幸
- 语气真诚，像一个真人在说话，不是在写公文
- 不超过150字
模板 E11：邀请参加活动或会议
场景：邀请外部人士或跨部门同事参加某个活动、会议或交流。
帮我写一封邀请邮件，邀请[对方]参加[活动名称或类型]。
活动基本信息：
- 时间：[日期+时间]
- 地点或形式：[线下地址或线上会议链接平台]
- 预计时长：[X小时/X分钟]
- 参与人员：[大概什么背景的人会在]
邀请这个人的理由：[为什么邀请他/她，而不是群发邀请]
对方参与能得到什么：[对他有什么价值]
要求：
- 主题行也一起写
- 邮件正文不超过180字
- 结尾给出明确的确认方式（回复邮件/点击链接/联系谁）
模板 E12：推荐某人
场景：有人请你为另一个人写推荐信或推荐邮件。
帮我写一封推荐信/推荐邮件，为[被推荐人的名字]向[推荐对象：公司/职位/机会]推荐。
我与被推荐人的关系：[共事多久，什么情况下认识]
他/她最突出的1-2个特质：[要具体，有例子最好]
有没有一件具体的事能说明他/她的能力：[可选，有则填，有故事比堆形容词好用]
这个机会或职位的关键要求：[如果知道的话]
要求：
- 不要列举一堆形容词，要有具体事件支撑
- 推荐者的立场要真实，不要说"这是我认识的最优秀的人"
- 如果有一点不确定或限制条件，可以诚实说明（比如"在X方面他还有成长空间"）
- 不超过300字
模板 E13：处理投诉或负面反馈
场景：收到客户或合作方的投诉，需要回复。
我收到了一封投诉邮件，内容是[投诉的主要内容]。帮我起草回复。
投诉是否合理：[完全合理/部分合理/不合理但对方有误解]
你方目前的处理状态：[已经在处理/还没开始/问题已解决]
你能提供的解决方案：[具体是什么]
这件事能不能让对方满意：[能/只能部分满意/无法满意但可以解释]
要求：
- 不管投诉是否完全合理，先认可对方的感受，不要第一句就解释
- 说清楚你方下一步会怎么做，给出时间节点
- 如果对方有误解，澄清要放在后面，不要一开始就辩解
- 不超过250字，保持专业和诚恳
模板 E14：跨部门协调，争取配合
场景：需要其他部门配合你的工作，但没有直接权力要求他们做。
帮我写一封向[部门名]发出的协调邮件，请求他们在[事项]上给予配合。
我需要他们做什么：[具体的配合内容]
截止日期：[什么时候需要]
这件事对他们有什么影响（如果有）：[他们为什么应该在乎]
这件事对整体项目/业务有什么意义：[给个更大的背景]
要求：
- 开头说清楚背景和你需要什么
- 对他们的工作量和时间要表示理解，不要理所当然地要求
- 如果可以，提供让他们方便行动的具体信息（模板/格式/对接人）
- 结尾明确后续沟通方式
- 不超过200字
模板 E15：汇报问题，同时提出方案
场景：向上级汇报一个问题，但不只是丢问题，同时附上你的解决思路。
我需要向[上级/相关方]汇报一个问题，同时提出我的解决思路。
问题是什么：[描述清楚]
问题的影响范围和紧迫程度：[影响什么，有多急]
原因（如果已知）：[为什么会发生]
我的解决方案建议（1-3个选项）：[分别描述，标出你推荐哪个和理由]
你需要上级做什么：[决策/授权/资源支持]
要求：
- 标题/主题行体现是"问题+建议方案"而不只是"问题"
- 先说问题，再说方案，不要同时夹杂
- 你推荐的方案要有逻辑支撑，而不是"这个我感觉比较好"
- 不超过300字
第二节：工作汇报×15个模板
汇报的核心问题是"说的是事实，但没有重点"。一份好的汇报不是流水账，是让读者能在30秒内知道：发生了什么、有没有问题、需要他做什么。
模板 R01：日报（基础版）
场景：每日工作日报，需要清晰但不啰嗦。
帮我把今天的工作内容整理成日报。
今天做了什么（按事项列举，不需要完整句子）：
[事项1]
[事项2]
[事项3]
有没有遇到阻碍或需要上级知道的事：[有/没有，如果有请说明]
明天计划：[列出1-3项]
要求：
- 格式：已完成/进行中/待跟进 三栏
- 每条不超过20字
- 如果有需要上级决策的事，单独一行标注【需决策】
- 整体不超过200字
模板 R02：周报（项目进度版）
场景：项目周报，重点是进度、风险和下周计划。
帮我把以下内容整理成项目周报。
本周已完成里程碑/任务：[列举]
本周未完成的（计划内但没完成的）：[原因+新预计时间]
本周发现的风险或问题：[有/无，有则描述]
下周计划：[3-5项，注明优先级]
是否需要上级支持或决策：[有/无]
要求：
- 标题格式：[项目名] 周报 [日期]
- 突出进度状态：绿色（正常）/黄色（注意）/红色（风险）
- 未完成的事情要有明确的新时间节点，不能说"尽快处理"
- 整体不超过400字
模板 R03：月报（综合成果版）[Pro推荐]
场景：月度工作汇报，要展示成果、数字和价值，而不只是工作量。
帮我把以下信息整理成月度工作汇报。
本月主要工作（可以是几条简单列举）：[填写]
最重要的1-3个成果或里程碑：[有没有数字/数据支持，越具体越好]
遇到的主要挑战和解决方式：[各一句]
本月没有完成的目标和原因：[如果有]
下月重点工作方向：[2-3项]
要求：
- 突出成果和数字，而不是工作量
- 用"因为X，所以实现了Y结果"的结构呈现成果，不要只说"做了X"
- 如果有跨部门合作，提及并肯定合作方
- 整体不超过500字，逻辑要清晰（成果→挑战→下月计划）
模板 R04：述职报告（年度/半年）[Pro推荐]
场景：年度或半年度述职，综合呈现工作成果和个人成长。
帮我起草一份[半年/年度]述职报告的结构和核心内容。
时间段：[起止时间]
主要负责的工作领域：[填写]
期间的关键成果（可带数字）：[列举]
遇到的最大挑战和你如何应对的：[描述]
个人成长或学到的东西：[填写]
对接下来的工作规划：[你的目标和方向]
要求：
- 报告逻辑：工作成果 → 挑战与学习 → 未来规划
- 第一部分聚焦成果，用数字和案例说话，不要只说"完成了A、B、C"
- 第二部分成长部分要真实，不要空洞地说"我学到了很多"
- 全篇不超过800字（如需展开某一部分可以告知）
模板 R05：向上汇报，只有5分钟
场景：在走廊遇到大老板，或者有一个简短的汇报机会，需要60-90秒说清楚一件事。
帮我把以下内容压缩成一个60-90秒的口头汇报稿。
要汇报的事：[描述]
最重要的结论或数字：[核心信息是什么]
对方需要知道的背景：[简短]
是否需要对方做什么决定：[是/否]
要求：
- 用"BLUF"格式（Bottom Line Up Front，先说结论再说背景）
- 第一句就是最重要的信息
- 准备一个"如果他想听更多"的扩展版本（标注哪些是基础版，哪些是扩展）
- 口语化，能直接念
模板 R06：进度汇报（出了问题的版本）
场景：项目或任务出了偏差，需要向相关方汇报并给出调整方案。
帮我写一份问题进度汇报。
原计划是什么：[目标/时间节点]
实际情况是什么：[偏差了多少，偏差在哪里]
为什么会这样：[原因，客观的，不要推卸责任]
对后续的影响：[会不会波及其他环节]
解决方案或调整方案：[你打算怎么处理]
需要上级做什么：[如果需要的话]
要求：
- 不要为了铺垫"成绩"而弱化问题——先说清楚发生了什么
- 原因陈述要客观，不要全部推给"客观因素"
- 解决方案必须有具体的时间节点
- 整体不超过350字，重点放在解决方案上，不是解释
模板 R07：会后行动总结
场景：会议结束后，需要发一封整理行动项的邮件给所有参与者。
帮我整理这次会议的行动项总结邮件。
会议基本信息：
- 主题：[会议主题]
- 时间：[日期]
- 参与人：[人员列表或职位]
会议核心决策（如有）：[1-3条]
行动项：
- [行动项1]，负责人：[姓名]，截止日期：[日期]
- [行动项2]，负责人：[姓名]，截止日期：[日期]
[以此类推]
待确认事项（还没有答案但需要跟进）：[如有]
要求：
- 主题行格式：会议行动项 - [会议主题] - [日期]
- 行动项部分用清晰的表格或列表
- 结尾说明下次同步时间
- 整体简洁，不超过300字
模板 R08：向新接手人移交工作
场景：你离职或轮岗，需要给接替你的人写一封工作移交说明。
帮我起草一份工作移交文档/邮件。
移交岗位/工作内容：[描述]
正在进行的项目：[列出每个，注明状态和关键节点]
重要的日常事务：[有哪些例行工作，频率是什么]
需要特别注意的事：[坑/特殊情况/重要联系人]
关键对接人清单：[姓名+职位+联系方式+他们负责什么]
关键文档位置：[在哪里能找到需要的资料]
要求：
- 结构清晰，新人读完5分钟内能知道从哪里开始
- 每个项目的状态要具体，不能说"进展中"，要说"已完成X，待处理Y，截止日期Z"
- 不超过600字（如果内容很多可以分成主文档+附件清单）
模板 R09：跨部门协作收益汇报
场景：汇报一个由多部门参与的项目成果，需要恰当地归功。
帮我写一份跨部门合作项目的成果汇报。
项目名称：[名称]
参与部门：[列举]
主要成果（带数字）：[填写]
各部门的主要贡献：[分别说明，各不超过2句话]
关键节点和时间线：[如果需要的话]
要求：
- 成果归功时要平衡，不要只强调自己部门
- 但自己部门的贡献要清晰呈现，不要模糊
- 结尾感谢合作方，但不要变成表扬大会
- 整体不超过400字
模板 R10：汇报一个被毙掉的想法
场景：你提出的方案或想法被否定了，需要向你的团队或上级汇报这个结果并提出下一步。
帮我写一份简短汇报，告知团队一个提案被否定的结果，并给出下一步建议。
被否定的提案：[简述]
被否定的原因（对方给的）：[填写]
你的判断：[这个原因合理吗？有没有可以调整的空间？]
下一步建议：
- 选项A：[调整后重新提]
- 选项B：[转换方向]
- 选项C：[暂时搁置，等时机]
你推荐哪个：[哪个以及简短原因]
要求：
- 开头直接说结果，不要铺垫
- 分析否定原因，客观，不带情绪
- 下一步建议要可操作，不要说"继续努力"
- 不超过250字
模板 R11：向客户汇报项目进度
场景：定期向外部客户汇报项目状态，保持信息透明。
帮我写一封向[客户名]汇报[项目名]进度的邮件。
汇报周期：[本周/本月/这阶段]
已完成的关键里程碑：[列举]
当前状态：[正常/有延迟/遇到问题]
如有问题，问题是：[描述问题和影响]
解决方案/当前处理进度：[说明]
下阶段计划和时间节点：[填写]
需要客户配合的事（如有）：[什么配合，截止日期]
要求：
- 语气专业而友好
- 好消息和坏消息都要说，不要只说好的
- 如果有延迟，主动提出解决方案，不要等客户问
- 不超过350字
模板 R12：OKR自查汇报
场景：季度或半年OKR/KPI自评，需要客观呈现完成情况。
帮我写一份OKR自查报告。
Objective：[填写你的目标]
本期Key Results：
- KR1：[目标指标] → 实际完成：[数字]，完成率：[%]
- KR2：[同上]
- KR3：[同上]
完成率最高的原因：[关键因素]
未完成的原因：[客观+主观原因，各1-2条]
从这期学到的：[对下期有什么启发]
下期调整计划：[如何基于这期结果调整]
要求：
- 客观，不要为了好看夸大完成率
- 未完成的地方要有具体原因，不要一句"受市场影响"带过
- 整体不超过400字，结构：结果→分析→下一步
模板 R13：汇报一个已解决的危机
场景：发生了一个紧急问题，你已经处理完，需要汇报处理过程和结果。
帮我写一份危机处理事后汇报。
发生了什么（时间+问题描述）：[填写]
影响范围和严重程度：[填写]
发现到处理的时间线：[关键节点]
采取的应对措施：[按步骤描述]
最终结果：[已完全解决/部分解决/仍有后续影响]
根本原因分析：[为什么会发生]
预防措施（防止复发）：[你计划做什么]
要求：
- 汇报要客观，功过都说清楚
- 根本原因要有实质性分析，不要说"工作不仔细"这种笼统的
- 预防措施要有具体行动项，而不是"加强意识"
- 整体不超过500字
模板 R14：数据异常汇报
场景：发现某项业务或产品数据出现异常，需要紧急汇报并附上初步分析。
帮我写一份数据异常紧急汇报。
异常数据：[什么指标，正常值是多少，现在是多少，时间范围]
发现时间和发现方式：[什么时候怎么发现的]
可能的原因（列2-3个假设）：[填写]
已做的核查：[你检查了什么，排除了什么]
当前最可能的原因：[你的判断]
需要采取的下一步动作：[具体是什么，谁来做]
是否需要升级处理：[是/否，理由]
要求：
- 开头第一句就说异常是什么、幅度多大
- 区分"已确认"和"假设"，不要把推测说成事实
- 给出明确的下一步行动，而不是"需要进一步分析"
- 不超过300字
模板 R15：同行评审反馈（给下属/同事的书面反馈）
场景：需要对某人的工作给出书面反馈，比如绩效评审或项目总结后的点评。
帮我写一段对[姓名]的工作反馈，用于[绩效评审/项目总结/360反馈]。
我对他/她的整体评价（1-2句话，先写你自己的判断）：[填写]
最突出的优点（1-2个，要有具体例子）：[填写]
最需要改进的地方（1-2个，要有建设性）：[填写]
一个具体的可行建议：[可以操作的，不是泛泛的"多学习"]
要求：
- 优点部分要有具体事件作为证据，而不是形容词堆砌
- 改进建议要建设性，不是批评式的
- 语气要客观，读起来不像是在应付流程
- 不超过200字
第三节：方案文档×15个模板
方案文档的核心是让不了解背景的人30秒内抓住重点。大多数人写方案的毛病是结构太线性（背景→分析→方案→结论），读者要看完才能知道结论是什么。好的方案应该先结论。
模板 P01：项目立项方案（一页纸版）
场景：提出一个新项目，需要让决策者快速判断是否值得推进。
帮我起草一个项目立项方案，格式简洁，一页以内。
项目名称：[名称]
核心目的（一句话）：[为了解决什么问题，或抓住什么机会]
为什么现在做（时机）：[为什么是现在，而不是半年后]
关键成功指标（1-3个，可量化的）：[填写]
预计资源需求：[人力/时间/预算估算]
潜在风险：[主要的1-2个]
请求批准的事项：[你需要对方授权或支持什么]
要求：
- 先写结论（这个项目是什么，值不值得做）
- 不超过350字
- 用小标题分块，扫一眼就能看清楚结构
模板 P02：竞品分析报告 [Pro推荐]
场景：需要分析一到多个竞争对手，用于内部决策参考。
帮我起草一份竞品分析框架和提纲（我会自己填充具体内容）。
我们的产品/业务：[简述]
要分析的竞品：[列举，最好不超过5个]
分析目的：[了解市场位置/找差异化/制定应对策略/其他]
关键比较维度（你想分析哪些方面）：[填写，比如：产品功能、定价、目标客户、增长速度、品牌定位]
要求：
- 给我一个可以直接填充数据的框架
- 每个维度一个表格或矩阵
- 包括：逐项对比表 + SWOT对比 + 关键结论和建议
- 建议部分用"我们应该…"的格式，可操作
模板 P03：可行性分析
场景：评估一个想法或计划在实际层面是否可行。
帮我对以下方案做一个可行性分析框架。
方案是什么：[描述]
评估维度（选你需要的）：
- [ ] 技术可行性
- [ ] 资源可行性（人力/预算/时间）
- [ ] 市场可行性
- [ ] 风险评估
- [ ] 法规合规性
要求：
- 每个维度：结论（可/有条件可/不可）+ 关键判断依据 + 需要核实的信息
- 最后输出一个综合判断：总体可行性评级 + 主要前提条件 + 关键风险
- 以表格形式呈现，扫一眼即可
模板 P04：用户研究/需求分析报告
场景：整理用户访谈、问卷或反馈数据，形成结构化的需求分析。
帮我把以下用户反馈整理成需求分析报告。
数据来源：[用户访谈/问卷/客服数据/其他]
样本量和用户特征：[填写]
用户反馈原始内容（可以直接粘贴多条）：
[粘贴反馈内容]
要求：
- 聚类：把相似的反馈归为几个主题
- 每个主题：核心需求是什么 + 用户原话引用 + 频次或比例（如果有数据）
- 最后一部分：功能/改进建议，按优先级排列
- 不要美化或过度解读用户的话，保留原意
模板 P05：业务/产品改进提案
场景：内部提出对某个业务流程或产品的改进建议。
帮我起草一份改进提案。
当前问题是什么：[具体描述，最好有数据支撑]
这个问题影响什么：[对业务/用户/团队的影响]
我提议的改进方案：[你的想法]
预计效果：[如果实施，会改善什么，能量化最好]
资源需求：[人力/时间/预算]
风险和假设：[这个方案的前提是什么，有什么可能失败]
要求：
- 开头直接说现在的问题和你的解决方案（结论前置）
- 提案要聚焦在一个具体的改进点上，不要范围太大
- 整体不超过400字
模板 P06 至 P15：以下场景模板正文较长，如需完整内容请参见[附录A：补充模板库]
包含：P06 风险评估报告 / P07 预算申请方案 / P08 合作提案 / P09 产品需求文档PRD精简版 / P10 战略规划摘要 / P11 活动策划方案 / P12 培训课程设计方案 / P13 采购方案对比 / P14 技术选型报告 / P15 危机公关处理方案
第四节：会议场景×15个模板
会议文字工作有三类：会前（议程）、会中（引导讨论）、会后（纪要+行动项）。多数人只做最后一个，效率最低的也是最后一个。
模板 M01：发起一次清晰的会议邀请
场景：邀请人参加会议，需要在邀请里说清楚开会的目的，减少无效会议。
帮我写一个会议邀请，包括邀请邮件和简短议程。
会议目标（这次开会最终要达成什么）：[填写]
参会人员和他们各自的角色：
- [姓名]：[决策者/执行者/信息提供者/仅需知情]
预计时长：[X分钟]
决策前需要参会者提前了解的信息：[有/无，如果有，列出需要他们预读的内容]
议程（草稿）：
1. [话题]，[时长]，[负责人]
2. [同上]
3. [同上]
要求：
- 邀请邮件开头要明确说明这次会议的目的和你需要每个人在会上做什么
- 议程每项注明时长和是"讨论"还是"信息分享"
- 在结尾说明：如果议程中有你想补充的，请在XX日前回复
模板 M02：会议纪要（标准版）
场景：把一次会议的内容整理成纪要，适合发给没有参会的人或归档。
帮我把以下会议记录整理成正式纪要。
会议基本信息：
- 主题：[填写]
- 时间：[日期]
- 参与人：[姓名列表]
- 主持人：[姓名]
会议内容（可以是粗糙的记录，不需要是完整句子）：
[粘贴会议记录]
要求：
- 格式：背景+核心讨论要点+决策事项+行动项（负责人+截止日期）
- 行动项用表格，标注责任人和截止日期
- 未达成共识的事项单独列出，标注"待确认"
- 语言简洁，不要把每个发言都写进去，只保留结论和决策
模板 M03 至 M15：包含议程模板、头脑风暴引导词、决策会格式、远程会议规则等场景，见[附录A：补充模板库]
本章小结
这60个模板覆盖了职场文字工作的高频场景。使用时记住三件事：
- 背景越具体，输出越好：每个模板都有填空项，填得越详细，AI的输出越接近你的需求
- AI的输出是初稿：内容可以用，但语气和最后一句话通常需要你来确认
- 遇到"不够好"时，追问比重发更快：直接告诉AI哪里不对，比重新写一条指令要快
如果今天只记一件事：邮件类任务在指令里加上"对方是谁、你们什么关系"，输出语气会准确很多。
→ 继续阅读：第三章 数据分析场景×50个模板